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普通高校审计信息化能力构建与路径探析
2022-08-31 10:01 吴笑  审核人:

计算机、通讯与信息、传感器等技术的发展,使我们进入前所未有的人、机、物三元世界(李国杰、程学旗,2012),诚如2016年德勤CEO在纽约一次公开演进中指出,审计行业将出会出现重大创新。站在新起点,为实现党和国家赋予审计工作的时代使命,不断提高服务于国家治理体系和治理能力现代化目标的能力,审计机关高度重视审计信息化工作(袁野,2020)0 201610月,审计署印发了《十三五国家审计信息化发展指导意见》,明确了审计信息化建设的总体目标和主要任务;201712月,教育部颁布《关于推进直属高等学校内部审计信息化建设的意见》(教财〔2017]10),对高校信息化建设的总体要求、基本原则、主要任务和保障措施进行了全面部署;20203月,教育部《教育系统内部审计工作规定》(教育部令47)第二十八条也明确要求:内部审计机构应当运用现代审计理念和方法,坚持风险和问题导向,优化审计业务组织方式,加强审计信息化建设,全面提高审计效率。在上述相关政策规定的指引下,许多高校积极应对,探索审计信息化能力的构建。形势和任务ll}需我们抓住机遇,迎接挑战。下文将结合高校内部审计工作实践及调研发现,从提升审计信息化能力视角,给出普通高校审计信息化建设的可行方法和路径。

一、高校审计信息化建设的现状与问题分析

通常来说,审计信息化包括两个层次的含义,一是数字化审计工具的运用,二是审计系统平台的建设。虽然运用数字化审计工具具有灵活性高、成本低等优势,但对审计人员的专业性、计算机水平要求较高,所以目前大多数高校都是以审计系统建设为重点。

()内部审计系统总体建设情况

审计信息系统可分为审计管理系统和审计分析系统。其中,审计管理系统主要是针对项目、人员、流程、资料的管理,开发逻辑简单相对容易实现;而审计分析系统的建设需要针对特定问题单独建模,不仅需要审计人员有提炼分析问题的能力,还要求开发人员在技术层面能够实现,通常难以一蹴而就。目前很多高校已有审计管理系统,但是鲜少有高校拥有实用性强的审计分析系统。

()具体业务系统成熟度与使用问题

与当前高校内部审计业务类型和任务相匹配,高校工程审计管理系统的开发已经相对成熟,财务审计管理系统因为要考虑多样化的审计业务类型,尚在不断完善之中。但是,部分高校在上述系统的运行实施中存在如下问题:(1)流程设计过于复杂,实用性有待提高;(2)可拓展和调节性不足,固化问题显著;(3)系统在使用中还存在其他相关各方的误解和阻力。因此,实际使用时可能导致审计人员工作负担增加、审计工作效率降低。为了保障审计信息系统的使用率和可用性,系统在设计阶段需要有明确清晰的规划;审计人员应与学校信息技术部门及其他相关职能部门、第三方审计机构充分沟通,合理设计高效、实用的流程。

审计分析系统主要是针对财务审计的,现阶段有部分高校已经涉及,通过在程序中嵌入数据分析语言,能够实现对某类问题的查找或是监控。但由于审计问题具有复杂性,业务和数据具有多样性和动态性,提炼审计模型具有较高的难度,因此分析系统的开发一定是个持续推进的过程。

()系统建设方式及优劣势分析

目前高校的系统建设方式通常分为自行开发和直接购买两种。

1.自行开发

部属高校选择找软件公司单独设计、开发的较多,这种方式需要投入大量的精力和资金,优势是能够根据学校情况、审计需求进行定制,劣势是整个开发过程持续时间长、推进过程慢、对审计人员的个人能力要求高,可能存在因审计人员对系统的功能定位不清晰,导致在大规模开发完成后实际应用不理想的情况。

2.直接购买

部分高校选择直接购买通用的审计软件。此类软件一般为单机版或联机版,价格相对便宜,模板较为固定,分析功能较弱,能够实现部分审计管理功能,但很可能因为界面设计不友好、功能不完善、操作体验感差等原因在使用一段时间后被闲置。并且通用审计在未来一段时间内,预计也难以获得长足发展。因为完善的审计信息系统,至少需要包括审计管理系统和审计分析系统两个子平台,而其中审计分析系统又是直接影响审计发现问题,对拓宽审计广度起关键作用的。但是目前各高校使用的各类管理信息系统差异化程度高,如果想把多个系统间的数据关联起来分析,对软件公司的挑战是巨大的。

由此可知,普通高校想通过直接购买通用审计系统来实现审计信息化的方式,难以取得良好效果。

二、普通高校审计信息化建设的制约因素分析

现阶段内部审计基础较好、有能力的部属高校都选择自行开发系统,但对于普通高校来说,以下两点很可能会限制审计信息化项目的推进:

第一,信息化项目立项审批流程复杂,难以获得持续的开发经费。以上海为例,10万元以上的软、硬件开发项目需要经信委审批。从立项到学校信息化办公室评估,再到经信委审批,整个流程相对复杂,经费的获得充满不确定性,而审计分析系统的开发是一个动态调整、不断完善的过程,需要有持续的经费保障,因此,这点对于很多普通高校审计机构来说具有一定的难度。

第二,缺少专业的审计信息化项目负责人,系统开发难以达到预期效果。普通高校审计机构人员较少且分工明确,近年来,随着高校经济规模日益扩大,学校和上级主管单位对内部审计工作的要求越来越高,审计人员面临的工作压力与日俱增。在这种情况下,审计机构很难抽出专人来全程跟进系统的开发。除了精力跟不上,审计人员的专业知识储备或许也难以支撑整个审计项目的开发。因为高校现有审计人员专业背景以财会、审计、工程类为主,缺少计算机专业或是计算机和审计交叉学科的人才,在和开发开发人员的沟通、对接的过程中,很可能会因为需求表达不明确、对计算机技术缺少了解导致开发的系统达不到预期使用效果。这不仅会造成资源闲置,更是对财政资金的浪费。

三、高质量审计信息系统的应有定位

()兼具管理功能和分析功能

审计管理系统实际是将线下流程线上化,对于规范审计程序、完善资料管理、加强质量控制等方面具有积极意义。同时,对于被审计部门而言,材料提交和传递也将更加方便。审计分析系统是能为审计工作发现疑点、问题提供技术、方法、知识支撑的综合平台,对于拓宽审计监督广度、提高审计发现问题质量、前移审计关口具有重要作用。审计信息系统是一个整体,只有管理系统和分析系统协同发展,才能全面推进审计信息化建设,提高审计业务水平。

()能实时获取财务、业务数据

数据分析是审计信息化的核心,而数据分析的基础是数据的采集与整合(刘晓晨,2020)。目前高校的各类管理系统,基本都是由使用部门购买或开发的,系统之间互相独立,审计信息系统若要获得实时数据,目前比较便捷的方法就是通过数据接口。如果审计能根据需要获得财务及相关业务系统的数据,并将财务和业务、业务和业务之间的数据关联起来分析,有助于揭示隐蔽性、倾向性问题。如果系统能获取实时数据,并通过模块化的查询语句进行监控和预警,有助于实现事后审计向事中审计的转变,及时发现风险并堵塞管理漏洞。

()能与数字化校园平台进行融合

审计信息系统作为一个综合管理系统,只有接人数字化校园平台才能扩大使用群体,更好地发挥作用。被审计部门、相关职能部门、委托的第三方审计机构可以通过审计管理系统及时上传资料,查看审计进度;校领导可以通过审计管理系统查看审计工作总体情况。与学校OA系统对接后,使用人就可以在OA系统首页看到待办事项、相关提醒并及时处理,这对于审计流程管理、项目进度管理具有推动作用。

()保持更新以满足审计工作需求

不论是审计管理系统,还是审计分析系统,都需要保持更新才能适应审计发展、满足审计工作需求。随着社会发展以及学校治理目标的变化,审计业务类型不断扩充、审计业务流程也在调整优化,管理系统只有及时跟进,才能更好的支持审计工作的开展。审计分析系统的问题分析模型,是需要通过在平时工作中总结经验、分析梳理得来的,随着时间推移,积累的模型数量会越来越多,系统开发人员只有不断更新模型库,才能提高系统的分析能力。

四、普通高校提升审计信息化能力的对策及路径选择

综合前述影响审计信息化能力的内外部因素,从现实情况来看,普通高校提升审计信息化的能力可以主要从以下两方面切入:

第一,选择适当的审计信息系统建设方式。

根据本文上述的分析可以得出,普通高校想单纯通过购买或是开发方式进行信息化建设,是难以达到预期目标的。而半购买半开发半定制化方式或许是目前最可行的途径。目前有一些软件开发公司,前期在为某些高校定制开发系统的过程中已经积累了一定的经验、形成了审计信息系统的框架,各高校审计机构可以向这些公司购买审计模块,并在此基础上根据自己学校情况进行定制化开发。这种方式在第一年投入的经费较多,后续每年只要付出相对较低的成本就能享受系统升级维护服务,经费限制的问题能够得到有效解决。如果选择同一家软件开发公司的高校较多,还可以成立专项小组共同推进系统的建设,尤其在分析模型方面,各高校审计人员可以通过交流经验、组织研讨的方式不断扩充模型库,拓展系统查找问题的功能。高校审计机构依托这种方式开展审计信息化建设,效率和效果要比单打独斗好得多。

第二,增强通用审计工具的运用能力。

对于内部审计基础较弱、或是不急于上线系统的高校来说,也可以通过其他方式来开展信息化审计,例如审计人员通过学习培训熟练掌握EXCEL,SQL Server一类的通用数据处理工具,也能达到提高审计工作效率的效果,同时还能培养数据分析的逻辑思维,形成大数据审计理念,为后续推进审计信息化建设做好准备。

五、结语

审计信息化建设的序幕已经拉开,许多高校都摩拳擦掌,想要抓住这次机遇做出一番成绩,也有一些高校还在迷茫中观望。本文在分析目前普通高校审计信息化发展现状、制约因素的基础上,提出增强审计信息化能力的对策及路径,希望能够为高校审计信息化建设提供一丝借鉴。

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